「紙の書類をスキャンしてPCに送りたいだけなのに、アドレス帳から自分の名前を探すのが面倒……」「外出先で使う資料なのに、一度PCを経由してスマホに転送し直すのが非効率……」そんなスキャン業務の不満を解消するのが、完全クラウド型の出力管理ソリューション『MyQ Roger』です。複合機で読み取ったデータを、PCを介さず手元のスマートフォンへダイレクトに転送・保存できる「モバイル連携スキャン」の仕組みとメリットをご紹介します。
1. アドレス選択やPC経由の転送がもたらす「スキャン業務のロス」
① 複合機パネルでの面倒な宛先指定と誤送信リスク
従来の複合機スキャンでは、液晶パネルに表示される膨大な社内アドレス帳から自分の名前を探したり、直接手入力したりする手間が発生します。タッチミスによる宛先指定の間違いは、情報漏洩（メールの誤送信）という重大なセキュリティリスクに直結するため、従業員にとっても心理的負担となっていました。
② 外出先や移動中にすぐ確認できない「PC依存」のフロー
「紙の資料をスキャンして、今すぐ訪問先に向かいたい」という場面でも、従来のシステムでは一度自席のPCメールやローカルフォルダを開き、そこからスマートフォン等にデータを再転送する二度手間が必要でした。このPC依存のフローが、現場のスピード感を阻害する要因になっています。
2. 解決策：MyQ Rogerならスマホへ直接スキャン。ワンタップでクラウド保存
宛先選択はゼロ。自分のスマホアプリがそのままセキュアな受取口に
完全クラウド型の「MyQ Roger」を導入すれば、スキャン業務から「宛先を選ぶ」という作業そのものがなくなります。複合機にセットした書類をスキャンする際、手元のスマートフォンにインストールされたMyQ Rogerアプリで複合機のQRコードを読み取るだけで、機器が「誰の操作か」を瞬時に認識。読み取られたPDFや画像データは、PCを経由することなく、手元のスマートフォンへダイレクトに転送されます。そのままスマホの画面ですぐに内容を確認できるため、移動中の隙間時間でもスムーズにチェックが可能。もちろん、OneDriveやGoogle Driveといった主要なクラウドストレージの個人フォルダへ、ワンタップで直接自動保存させることも可能です。
- 膨大なアドレス帳から探す手間をゼロ化し、スキャン待ちの渋滞を解消
- QRコードによる個人認証に基づき送信されるため、別人のアドレスへの誤送信リスクを完全に排除
- PCを開けない移動中や外出先でも、スマホだけで書類のデジタル化と確認が完結
セキュアなモバイルワークとクラウド連携はトータルリンクにお任せ
「スキャンデータをスマホに保存する場合、セキュリティや暗号化はどうなる？」「自社で導入しているOneDriveとスムーズに連携できる？」といった技術的な設計やセキュリティへのご不安は、トータルリンクが解決します。スキャンデータを社外のクラウドやモバイル端末へ安全に飛ばすには、通信経路の保護や適切なアクセス制限といったインフラ側の設定が非常に重要です。弊社はMyQ Rogerの最適なプロファイル設定はもちろん、それを支える安全なネットワーク構築や社内Wi-Fiの最適化までワンストップで対応。現場が最も使いやすく、情シスも安心できるセキュアなペーパーレス環境をご提案します。
