パソコンやネットワークのセキュリティ対策は万全でも、「紙の印刷物」に対するセキュリティや履歴管理は見落とされがちです。
オフィスの複合機で「誰が、いつ、何を、何枚印刷したか」を正確に記録・監視する仕組みを「印刷ログ管理」と呼びます。機密情報の不正持ち出しを防ぐ抑止力として、また社内のコストを最適化するためのデータとして、現代のオフィス経営に欠かせない管理手法となっています。
1. 印刷ログ管理で記録される「主な項目」
印刷に関するあらゆるアクションをデータ化
ログ管理システムを導入すると、ユーザーが複合機やプリンターで行った操作（印刷・コピー・スキャン・FAX）の履歴がサーバーに一元的に記録されます。主に以下のような項目が蓄積されます。
- 実行ユーザー情報：誰が印刷を指示・実行したか（ログインID、社員名など）
- 日時・機器情報：いつ、どのオフィスの、どの複合機から出力されたか
- ドキュメント名：印刷されたファイルの名称（例：〇〇プロジェクト企画書.pdf）
- ページ数・設定：何枚印刷したか、カラーかモノクロか、両面か片面か
2. 印刷ログを管理する2つの大きなメリット
① 情報漏洩の強力な抑止と事後追跡（内部統制）
「印刷履歴がすべて記録されている」という事実が社内に周知されることで、名簿や設計図面、顧客情報といった機密データの不正な印刷・持ち出しに対する強力な心理的抑止力が働きます。また、万が一情報漏洩が発生してしまった場合でも、過去のログを遡ることで「誰がいつ出力したか」を迅速に突き止めることができます。
② 印刷の「ブラックボックス化」を解消しコスト削減
どの部署がどれだけの費用（カウンター料金や用紙代）を消費しているかが一目瞭然になります。「無駄なカラー印刷が多い部署」「業務時間外の不審な大量コピー」などを発見し、具体的な改善指導を行えるようになるため、企業の経費削減に直結します。
一般的なメーカー純正の管理ソフトでは、自社メーカーの複合機からしかログを収集できません。リコーやキヤノン、シャープなど複数のメーカーが混在しているオフィスでは、ログが断片化してしまい、会社全体の利用状況を正確に把握するのが困難という弱点がありました。
3. 『MyQ X』による高度な印刷ログ管理と視覚化
マルチベンダー対応と直感的なダッシュボード機能
トータルリンクが提供するプリント管理システム『MyQ X』は、メーカーを問わず社内すべての複合機のログを1つのサーバーへ統合・集計できます。
- グラフィカルなレポート機能：収集したログを、自動で分かりやすい円グラフや折れ線グラフに変換。専門知識がなくても一目で社内の傾向を把握できます。
- 定期レポートの自動配信：毎週・毎月など、指定したタイミングで部署ごとの利用レポートをPDF等の形式で管理者に自動メール送信できます。
- スキャンログの管理：印刷だけでなく、スキャンしてどのフォルダ（またはメールアドレス）にデータを送ったかという挙動まで正確に追跡可能です。
自社の印刷環境に最適なログ管理体制をご提案します
トータルリンクでは、現在お客様がご利用中の複合機の構成やネットワーク環境を踏まえ、業務に負担をかけない最適な印刷ログ管理システムの設計・導入をトータルでサポートいたします。プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO27001）取得に伴うログ監査対策としても高い効果を発揮します。まずはお気軽にご相談ください。
