毎月発生するオフィス機器のカウンター料金や用紙代、トナー代……。「経費削減を叫んでいるのに、一向に印刷費用が下がらない」とお悩みではありませんか？個人のマナーや意識だけに頼った印刷節約には限界があります。本記事では、オフィスで効果的に「印刷コスト削減を実現する7つの方法」と、出力管理システム『MyQ X』を活用して全社レベルで無駄を自動削減する仕組みづくりについて詳しく解説します。
1. 印刷コスト削減を実現する7つの具体的アプローチ
① 両面印刷・複数ページ集約（2in1 / 4in1）の徹底
用紙代を直ちに半減〜4分の1にする基本施策です。社内会議資料や下書き出力は「両面＋2in1（1枚に2ページ分）」をデフォルト（標準設定）にすることで、用紙消費量とカウンター枚数を一気に抑えられます。
② モノクロ（白黒）印刷をデフォルト（標準）に設定
カラー印刷のカウンター料金はモノクロ印刷の数倍〜10倍近く高価です。全社のプリンタードライバーの基本設定を「モノクロ」に固定し、必要な場合のみ手動でカラー切り替えを行う設定が効果的です。
③ ICカード認証（セキュアプリント）で「取り忘れ放置」をゼロにする
印刷指示を出したものの「取りに行かなかった不要な印刷物」は、オフィス全体の印刷枚数の数％〜十数％を占めると言われます。認証印刷を導入し、複合機の前で認証したジョブのみ印刷させることで、不要な印刷データをその場でキャンセル・削除できます。
④ 部門別・ユーザー別の印刷上限枚数（クォータ制限）の設定
部門や役職ごとに毎月のカラー出力枚数や総印刷枚数の上限を設定します。無制限に使えていた環境にルールを設けることで、社員のコスト意識が一気に高まります。
- ⑤ 部門別・機器別の「印刷ログとコスト」の可視化：どこで誰が無駄なカラー印刷をしているかをデータで把握し改善を促す
- ⑥ ペーパーレス化（スキャン＆デジタル保存）の推進：紙で保存していた書類を電子化し、保管コストと出力頻度そのものを減らす
- ⑦ 複合機・プリンターの適正配置（マルチベンダー見直し）：稼働率の低い高スペック機器を削減・集約し、基本料金や維持費をカットする
2. 『MyQ X』ならコスト削減を「自動化・仕組み化」できる
社員の努力に頼らない、システムによる確実なコストカット
「両面印刷にしてください」「無駄刷りをやめましょう」と呼びかけるだけでは、コスト削減効果は持続しません。出力管理システム『MyQ X』を導入すれば、上記で挙げた7つの施策をシステム上で一括コントロール可能です。
メーカーが異なる複合機が混在していても、全社の印刷設定（強制モノクロ・強制両面）を一括適用でき、未出力の放置ジョブは自動削除されます。さらに、グラフィカルな分析レポートで全社の出力コストが「見える化」されるため、確実な経費削減が実現します。
全社の印刷ルール自動化と見える化を実現「MyQ X」
マルチベンダー環境での一括集計・強制ルール適用・クォータ制御。全社の印刷コストを自動で大幅削減する「MyQ X」の詳細はこちら。
印刷コスト削減システムとオフィスのネットワーク構築はトータルリンクへ
MyQ Xを活用した全社レベルの印刷コスト削減環境を構築するには、サーバー導入だけでなく、既存の社内ネットワーク環境やActive Directoryとの連携、各複合機の設定・LAN構築が重要です。トータルリンクは、MyQ Xのライセンス・設計から、安定した高速ネットワーク工事、施工までワンストップで自社対応。最も費用対効果が高いオフィス出力環境をご提案します。
