オフィスのペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応において、最大の障壁となるのが「スキャン後のファイリング作業」です。複合機でスキャンした後に、PCでファイル名を手入力で変更し、指定のフォルダを探して保存する……この一連の作業は、非常に時間がかかりミスも発生しがちです。出力管理プラットフォーム『MyQ X』は、優れた印刷管理だけでなく、スキャン業務を劇的にシンプルにする「高度なスキャン管理・ワークフロー自動化機能」を搭載しています。手作業を一切なくす、次世代のスキャン体験をご紹介します。
1. 誰もが迷わない。MyQ X独自の「スマートスキャン・ワークフロー」
① 個人用カスタムパネル「Easy Actions」でワンタップ操作
MyQ Xを導入すると、複合機のタッチパネルがユーザーごとにパーソナライズされます。ICカードやPINコードでログインするだけで、画面にはそのユーザー専用のショートカットボタン「Easy Actions」が表示されます。「経理用フォルダにスキャン」「自分のメール宛てに送信」「Google Driveに直接保存」など、よく使うスキャンルートを1ボタンに登録可能。複雑なメニューから宛先を探す手間が一切なくなります。
② 高度なOCR（文字認識）連携による自動命名と仕分け
紙の請求書や契約書、領収書などを複合機にセットして「スキャン」を押すだけで、MyQ Xの強力なOCR処理がスタートします。ドキュメント内のテキスト情報（会社名、日付、請求金額など）をシステムが自動的に判別。あらかじめ定義されたルールに従って、「20260717_〇〇商事_請求書.pdf」のように自動でファイル名を生成し、社内サーバーやクラウドストレージの正しいフォルダへと自動的に振り分け保存します。
2. クラウド直結でセキュア。業務効率とガバナンスの向上
主要クラウドストレージにシームレスにデータ格納
MyQ Xは、Microsoft OneDrive、Google Drive、Box、Dropbox、SharePointなど、ビジネスで広く利用されている多様なクラウドサービスと標準でダイレクトに連携します。スキャンされた電子データは、暗号化された安全な経路を通って目的のストレージへ直接送信。PCを介さないため、ウイルス感染リスクの低減や、データ改ざんの防止といったセキュリティ上の大きな恩恵を受けられます。
- ICカードログインで、タッチパネルが自分専用の1タップ送信画面に自動切り替え
- OCRによるドキュメントのテキスト化、自動ファイル命名＆フォルダ自動仕分け
- 主要なクラウド（OneDrive、SharePoint、Box等）へのダイレクトかつ安全な保存
複雑なスキャンフローの構築・インフラ整備はトータルリンクへ
MyQ Xの高度なスキャン管理・OCR連携をオフィス全体で安定稼働させるためには、大容量のドキュメントデータがスムーズに行き来できる「高速かつセキュアな社内ネットワーク（LAN/Wi-Fi回線）」や、Active Directoryなどと同期したサーバー連携、クラウド側との高度な認証連携（MFAなど）の設計が不可欠です。トータルリンクは、MyQ Xの最適なソフトウェア設定から、負荷に耐えうる頑丈な配線工事、セキュリティ設定まで一元的に自社施工。トラブルのない最強のデジタル文書インフラを提供します。
