【座席自由化の盲点】フリーアドレスオフィスで発生するプリンター迷子と、MyQによる「どこでも印刷」解決策

働き方改革やオフィスの省スペース化に伴い、「フリーアドレス（座席自由化）」を導入する企業が急増しています。しかし、いざ座席を自由にしてみると、従業員から「自分が座った席からどのプリンターに繋げばいいか分からない」「毎回ドライバーの設定を切り替えるのが面倒」といったインフラへの不満が噴出しがちです。スマートオフィスの快適性を損なわない、最先端の印刷環境の作り方を解説します。

1. フリーアドレス化で浮き彫りになる「印刷の3大ストレス」

① 移動するたびに発生する「プリンターの選び直し」

昨日は東側の席、今日は西側の席、明日は別の階のサテライト席……。働く場所が変わるたびに、PCの印刷画面で近くのプリンターを一覧から探し出す作業は、ユーザーの集中力を削ぐ無駄な工数となります。

② 別のフロアや別の建物への出張時の設定トラブル

別拠点や他フロアに一時的に移動して業務を行う際、そのエリアにある複合機のドライバーがPCに入っておらず、印刷するためだけに情シスへリモート設定を依頼するような非効率が横行します。

2. 解決策：MyQの「プルプリント（どこでも印刷）」機能

PCからは常に「MyQ」へ送るだけ。出力場所は自分が決める

MyQを導入すれば、フリーアドレスの印刷ストレスは一発で消滅します。PCに設定するプリンターは全社共通の「MyQ仮想プリンター」ただ1つ。ユーザーは座席に関係なく常にそこへ印刷指示を流します。印刷データはサーバーに一時保持され、ユーザーが「今いる場所の近くにある複合機」に移動してICカードやスマホアプリで本人認証を行うと、その目の前のマシンから書類が出力されます。メーカーが異なる複合機が混在していても、全く同じ手順で出力可能です。