「スキャンしたデータをPCで開き、ファイル名を手動で変更して、指定の共有フォルダへ振り分ける……」毎日繰り返されるこの定型業務に、どれだけの労働時間が奪われているでしょうか。複合機を単なる「紙の電子化ツール」として眠らせておくのはもったいありません。出力管理だけでなくドキュメント運用の自動化まで叶えるMyQ Xの「Easy Scan」機能を活用し、現場のスキャン業務をワンタップで効率化する革新的なアプローチを解説します。
1. 現場の生産性を著しく低下させる「スキャン業務3つの無駄」
① 宛先選択のステップが多く、探すだけで一苦労
一般的な複合機では、スキャン時に長いアドレス帳や複雑なフォルダツリーから自分の宛先を探し出す必要があります。タッチパネルを何度も操作する手間は、日常の小さなストレスとなって積み重なります。
② 「PCに戻ってからの作業」が実は一番面倒
スキャン後に自席のPCへ戻り、不規則な英数字で作られたデフォルトのファイル名を開き、「20260608_注文書_〇〇商事.pdf」のようにリネームして特定のクラウドやNASへ保存する。この手作業こそが業務逼迫の真犯人です。
2. 解決策：MyQ Xの「Easy Scan」でボタン1つ押すだけの自動化へ
ユーザーごとにパーソナライズ。仕分けもクラウド保存も裏側で完結
MyQ Xを導入すると、複合機の液晶パネルはログインしたユーザー専用の画面に切り替わります。そこに「経費精算用スキャン」「注文書自動フォルダ分け」といったカスタムボタン（Easy Scan機能）を事前に配置しておくことが可能です。このボタンを押すと、MyQ Xがユーザーの所属部署や権限を識別。あらかじめ定義されたルールに従い、ファイル名に「日付・社員名・定型タイトル」を自動で付与し、OneDriveやGoogle ドライブ、社内NASの指定フォルダへ直接格納されます。現場スタッフは「PCに戻ってからの作業」が一切不要になり、業務スピードが圧倒的に向上します。
- 「リネーム・仕分け」の手作業がなくなり、月間の事務作業時間を大幅に削減
- 指定フォルダへの自動格納により、手動保存による格納ミスの発生をゼロに
- OCR（光学文字認識）連携により、スキャンしたPDF内を後からテキスト検索可能に
オフィスのペーパーレス化と業務最適化をトータルサポート
「自社の定型業務に合わせたスキャンボタンを設計したい」「現在使っているクラウドストレージとうまく連携できるか知りたい」など、ドキュメント運用の効率化はトータルリンクにお任せください。弊社はMyQ Xのライセンス提供や初期設定にとどまらず、基盤となる社内ネットワークの最適化、セキュリティ設計、そして導入後の現場運用サポートまで一貫して内製対応いたします。現場が本当に楽になるDX（デジタルトランスフォーメーション）をご提案いたします。
